DANE I PRYWATNOŚĆ

Polityka prywatności serwisu Smolarec dla firm

Wersja z 13 września 2026 r. Dokument opisuje przetwarzanie danych w serwisie https://b2b.smolarec.com/, w tym podczas rejestracji, weryfikacji firmy, składania zamówień i przesyłania zapytań.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest L’ART Sp. z o.o., ul. Obozowa 4, 62-800 Kalisz, NIP 6182200818, KRS 0001072615, REGON 527085758. W sprawach prywatności można skontaktować się przez smolarec@l-art.pl lub pisemnie na adres siedziby.

2. Jakie dane przetwarzamy

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, stanowisko lub dział, e-mail i telefon;
• dane firmy: nazwa, NIP, adres, dane rozliczeniowe i wysyłkowe;
• dane konta i weryfikacji: login, status akceptacji, historia zmian i techniczne informacje bezpieczeństwa;
• dane zamówień, płatności i dostaw: produkty, ilości, ceny, ustalenia, wybrana metoda płatności i dostawy, status realizacji; Sprzedawca nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej;
• dane zapytań i personalizacji: opis realizacji, pliki, logotypy, wymiary, terminy i korespondencja;
• dane techniczne: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa oraz pliki cookies.

3. Skąd pozyskujemy dane

1. Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby rejestrującej konto, składającej zamówienie, wysyłającej brief lub kontaktującej się ze Sprzedawcą.
2. Po wpisaniu NIP serwis może pobrać aktualne dane firmy z publicznego rejestru GUS/REGON. W tym celu numer NIP jest przekazywany do usługi służącej do wyszukania danych przedsiębiorcy.
3. Dane pracownika lub reprezentanta możemy otrzymać od jego pracodawcy albo innego przedstawiciela kontrahenta; kategorie obejmują dane zawodowe, kontaktowe i umocowanie. Udostępniamy tej osobie niniejszą informację najpóźniej przy pierwszym kontakcie, a jeśli nie następuje wcześniej — w terminie miesiąca od pozyskania danych, chyba że ma zastosowanie ustawowy wyjątek. Prośba do firmy o przekazanie dokumentu nie zwalnia nas z własnego obowiązku informacyjnego.

4. Cele i podstawy prawne

• przygotowanie oferty, rejestracja i wykonanie umowy z osobą fizyczną, w tym jednoosobowym przedsiębiorcą — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane pracowników, pełnomocników i reprezentantów kontrahenta przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w uzasadnionym interesie polegającym na nawiązaniu i obsłudze współpracy oraz weryfikacji umocowania;
• wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, podatkowych oraz realizacja obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom, obsługa reklamacji, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, analiza jakości obsługi oraz bieżąca komunikacja biznesowa — prawnie uzasadniony interes Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• dobrowolna analityka Google Analytics 4 — art. 6 ust. 1 lit. a RODO i uprzednia zgoda zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej; ewentualny marketing elektroniczny wymaga odrębnej podstawy i uprzedniej zgody wymaganej art. 398 tej ustawy. Rejestracja, brief ani zamówienie nie stanowią zgody marketingowej.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są konieczne do rejestracji i weryfikacji konta, przygotowania odpowiedzi albo realizacji zamówienia. Brak wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać podmioty wspierające Administratora na podstawie umów i tylko w niezbędnym zakresie: dostawcy hostingu i obsługi IT, oprogramowania sklepu i poczty, operatorzy płatności, przewoźnicy i firmy logistyczne, dostawcy usług księgowych, prawnych i serwisowych. Usługi używane w serwisie obejmują hosting SEOHost, pocztę Google Workspace, płatności eService/Global Payments oraz — wyłącznie po zgodzie — Google Analytics 4 (Google Ireland Limited i właściwe podmioty grupy Google). Operator płatności może być odrębnym administratorem w zakresie własnych obowiązków prawnych. Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym, gdy wynika to z prawa. Załączniki briefu nie są publikowane w katalogu; dostęp służy ocenie i wykonaniu zlecenia. Nie przesyłaj dokumentów tożsamości, danych szczególnych kategorii ani zbędnych danych osób trzecich.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku Administrator stosuje wymagane prawem mechanizmy, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, oraz ocenia dodatkowe zabezpieczenia.

8. Okres przechowywania

• dane konta — przez okres aktywnej współpracy, a następnie do czasu usunięcia konta lub upływu okresu potrzebnego do obsługi roszczeń i bezpieczeństwa;
• dokumenty podatkowe — co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, a dokumenty rachunkowe według właściwego terminu ustawy o rachunkowości; dane niezbędne do roszczeń przez właściwy termin przedawnienia (dla roszczeń gospodarczych zasadniczo 3 lata), z uwzględnieniem ustawowych wyjątków, zawieszenia i przerwania biegu; nie oznacza to przechowywania wszystkich danych przez najdłuższy możliwy termin;
• zapytania i briefy, które nie zakończyły się zamówieniem — przez czas potrzebny do prowadzenia rozmów, a następnie przez okres uzasadniony możliwością powrotu do zapytania lub obrony roszczeń, nie dłużej niż jest to konieczne;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu;
• logi techniczne i bezpieczeństwa — przez okres wynikający z potrzeb zabezpieczenia serwisu i diagnozowania zdarzeń.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Żądanie można przesłać na smolarec@l-art.pl. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Przy skomplikowanych lub licznych żądaniach termin może być przedłużony o dwa kolejne miesiące; o przyczynie poinformujemy w pierwszym miesiącu. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga uzasadnienia, a wobec innych uzasadnionych interesów może wynikać ze szczególnej sytuacji osoby. Nie żądamy rutynowo skanu dowodu — w razie uzasadnionych wątpliwości stosujemy proporcjonalną weryfikację.

Jeżeli osoba uważa, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe i sposób złożenia skargi: uodo.gov.pl. Nie trzeba wcześniej wyczerpać kontaktu z nami.

10. Automatyczne decyzje i weryfikacja konta

Serwis nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Akceptacja konta B2B jest decyzją administratora po sprawdzeniu danych firmy; automatyczne pobranie danych z rejestru GUS jedynie ułatwia ich uzupełnienie.

11. Pliki cookies

1. Serwis wykorzystuje niezbędne cookies i podobne technologie potrzebne do logowania, utrzymania sesji, działania koszyka, zapamiętania ustawień bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony.
2. Google Analytics 4 jest wdrożony, lecz uruchamia się dopiero po zgodzie analitycznej. Odmowa nie ogranicza katalogu, rejestracji ani zakupów. Nie stosujemy zgody domyślnej ani nie uznajemy przewijania lub dalszego korzystania za zgodę. Sygnały reklamowe i personalizacja reklam pozostają wyłączone. Wybór zmienisz przyciskiem ustawień cookies w stopce.
3. Ustawienia cookies można również kontrolować w przeglądarce, jednak zablokowanie niezbędnych cookies może uniemożliwić logowanie lub złożenie zamówienia.

Czasy i zakres zapisu: sm_b2b_consent zapisuje wybór na 180 dni. Pliki WooCommerce woocommerce_cart_hash i woocommerce_items_in_cart zwykle wygasają z sesją, a wp_woocommerce_session_* standardowo po 2 dniach. Pliki logowania WordPress utrzymują sesję konta (standardowo 2 dni lub 14 dni przy „Zapamiętaj mnie”). Po zgodzie Google może zapisać _ga i _ga_* standardowo do 2 lat, zależnie od konfiguracji i ograniczeń przeglądarki. Zgoda B2B jest odrębna od zgody w sklepie konsumenckim. Statystyka nie oznacza anonimowości — identyfikatory internetowe mogą być danymi osobowymi. Dokumentacja: WooCommerce, Google.

12. Bezpieczeństwo i zmiany Polityki

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie, kontrolę dostępu i ograniczenie uprawnień.
2. Polityka może zostać zmieniona, gdy zmieniają się przepisy, funkcje serwisu, dostawcy lub zakres przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie wraz z datą obowiązywania.

Powiązany dokument: Regulamin B2B.